Com as constantes mudanças e novos formatos de trabalho, home office e híbrido, os gestores de RH utilizam a tecnologia e a inovação para aproximar as pessoas, automatizar processos e aumentar a produtividade.
A aplicação dessas tecnologias já se tornou perceptiva principalmente nos processos de recrutamento e seleção, em que um sistema inteligente filtra centenas de currículos em questão de segundos e entrega ao recrutador um ranking dos candidatos mais aderentes com cada oportunidade.
Porém, o processo de recrutamento e seleção é um pequeno percentual das atividades desenvolvidas pelo RH e muitas outras ainda necessitam incorporar a tecnologias para automatizar as rotinas para reduzir os esforços da equipe de trabalho a fim de tornar a o setor cada vez mais estratégico.
Hoje, vamos apresentar a assinatura digital, uma ferramenta prática para auxiliar não somente o setor de RH, mas todas as áreas da sua organização.
O que é uma Assinatura Digital?
De forma simplificada, a assinatura digital é uma forma de assinar algum tipo de documento eletrônico em qualquer tipo de ambiente virtual. Este formato utiliza criptografias e operações matemáticas para garantir a origem e a integridade do documento eletrônico.
Respaldo jurídico
Desde 2021, a assinatura digital tem validade jurídica, no Brasil Medida Provisória 2.200-2. E em 2006, foi aprovada a Lei 11.419, de 2006, onde o Poder jurídico passa a aceitar a utilização de documentos eletrônicos, assinados digitalmente.
Apesar de cada norma ter suas peculiaridades, todas determinam que as assinaturas digitais recebam o mesmo tratamento dado às manuscritas, realizadas em documentos impressos. Elas estabelecem ainda requisitos mínimos a serem cumpridos para tornar a assinatura digital legível, como a certificação digital emitida por uma autoridade certificadora vinculada à ICP-Brasil, como a Clicksign, por exemplo.
Como a Assinatura Digital Auxilia nos Processos de RH?
Com a assinatura digital, você pode coletar assinatura em todos os termos necessários para formalizar a admissão indiferente da localização do colaborador.
- Avisos de férias
- Termos de sigilo
- Termos de uso de imagem
- Trocas de feriados
- Contratos com fornecedores
Benefícios da assinatura digital
Agilidade e conveniência
Mesmo este sendo um benefício evidente, a velocidade com que a coleta de assinatura é feita pode gerar uma redução até de 80% do processo, podendo ser assinado em qualquer lugar, com apenas alguns cliques.
Redução de custos
Não apenas para economia de papel, mas também envio de correspondências, ou seja, custos adicionais e desnecessários. Sem contar com a economia em outros custos indiretos, como arquivamento, redigitalização de dados e rastreamento.
Segurança
Como a verificação criptográfica e a certificação de uma autoridade, as assinaturas tornam-se 100% legíveis e o documento imutável.
Uma ferramenta com assinatura digital é uma excelente solução para empresas que possuem muitos fornecedores e colaboradores, o processo automatizado para captura e armazenamento da assinatura permite que você colete a assinatura do aviso de férias, por exemplo, a vários colaboradores simultaneamente.
Quando os processos se tornam mais rápidos mais o seu RH pode focar em ações e projetos mais estratégicos e relevantes para o alcance dos resultados.
Além do Sistema de Recrutamento e Seleção da Kretos possuir uma inteligência artificial para contratar os melhores talentos, ele também disponibiliza a coleta de assinaturas digital para otimizar a produtividade do RH.
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